Devenir un expert des réunions à distance

Informations clés :

• Durée : 2 jours (14h00).

• Public concerné :  toute personne en charge de l'animation de réunions collectives ou de groupes de travail en distanciel

• Prérequis : aucun prérequis

• Accessibilité : Formation accessible aux personnes en situation de handicap

Objectifs de la formation :

À l'issue de cette journée, vous serez capable de :

• Préparation : Optimiser la planification, concevoir le projet de réunion et définir des objectifs clairs.

• Outils et technique : Maîtriser les plateformes de visioconférence et les outils de collaboration en ligne (partage d'écran, tableau blanc, etc.).

• Animation et communication : Appliquer les techniques d'écoute active, élaborer un fil rouge avec des « brise-glaces » adaptés, et encourager la participation de chacun.

• Gestion de groupe : Maîtriser le temps, développer l'intelligence collective, gérer les participants "difficiles" et réguler les tensions éventuelles.

• Suivi : Structurer les comptes-rendus, documenter les résultats de manière collaborative et évaluer l'efficacité de la réunion pour s'améliorer en continu

Programme :

1. Phase d'introduction et de positionnement

• Contextualisation : Prise en compte des besoins de chacun, positionnement initial par rapport aux objectifs et définition des priorités personnelles.

• Mise en route : Utilisation de vidéos de mise en situation et accès à un espace de discussion interactif pour échanger avec le groupe.

• Démarrage de la session : Présentation des participants et du cadre, recueil des attentes, émergence des représentations et ajustement du contenu du programme si nécessaire.

2. Préparer efficacement une réunion à distance

• Situer la réunion parmi les autres moyens de communication et identifier ses fonctions.

• Préparer la rencontre avec des objectifs et des agendas partagés, tout en fixant des indicateurs de réussite.

• Sélectionner les participants de façon pertinente.

• Concevoir le projet de la réunion incluant l'ordre du jour, le travail préparatoire attendu des participants, la méthode d'animation et les outils à utiliser.

3. Développer ses capacités de communication

• Analyser les avantages et inconvénients des outils de visioconférence et définir les équipements nécessaires.

• Maîtriser les fonctionnalités clés : partage d'écran, chat, enregistrement, gestion des participants et tableau blanc.

• Élaborer un scénario et un fil rouge, et savoir ouvrir la séance avec un "brise-glace" adapté.

• Développer son écoute et son adaptation au groupe, savoir reformuler, et réaliser des synthèses au moment opportun.

• Appréhender les lois de la communication (contenu, voix, comportements) et gérer les incidents techniques ou humains fréquents.

4. Animer des séquences claires et constructives

• Comprendre les 3 rôles et les qualités de l'animateur pour se sentir légitime et optimiser son animation selon sa personnalité et le public.

• Fixer les règles de communication et assurer une répartition équitable du temps de parole.

• Stimuler le groupe : Développer la créativité, l'intelligence collective, et identifier les rôles et compétences de chacun.

• Gérer les situations complexes : Anticiper et réguler les tensions relationnelles, et savoir gérer les participants dits "difficiles" ainsi que les comportements spécifiques liés au distanciel.

• Réaliser des tours de table productifs via des techniques alternatives.

5. Effectuer le suivi et l'évaluation (l'après-réunion)

• Relire ses notes pour structurer et rédiger un compte-rendu efficace.

• Documenter les résultats en utilisant des outils collaboratifs.

• Tirer des conclusions pour la réunion suivante, identifier les points non abordés à reporter, et définir les personnes qui seront nécessaires pour la prochaine étape.

• Débriefer sa propre prestation d'animateur dans une logique d'amélioration continue.

6. Ateliers et Travaux Pratiques (exemples)

• Autodiagnostic, études de cas et exercices pratiques de rédaction d'objectifs ou de comptes-rendus.

• Mises en situation et jeux de rôles : Gestion d'un débat (animateur / modérateur / régulateur), gestion des émotions et des personnalités difficiles (empathie et auto-empathie), travail sur la posture.

• Analyse des pratiques avec un débriefing sur les comportements mis en œuvre.

• Plan d'Action Personnalisé (PAP) : Rédaction d'objectifs et d'actions concrètes à l'issue de la formation.

7. Synthèse et accompagnement post-formation

• Réflexion sur les applications concrètes dans le contexte professionnel de chaque apprenant et conseils personnalisés du formateur.

• Évaluation formative via des quiz et un bilan oral à chaud

Méthodes pédagogiques et Suivi :

• Méthode pédagogique L'apprentissage repose sur une pédagogie participative plaçant l'apprenant au cœur du dispositif, avec des techniques ludo-pédagogiques et une évaluation continue (quiz, autodiagnostic, débriefing) pour garantir l'ancrage des compétences